Excelで作った2つの表を見て欲しい。
表1、表2どちらも合計欄にはSUM()関数を入れています。しかし、表2では正しく計算されていません。
見やすくするために"円"という単位を付けているので、データが数値ではなく文字列であると認識されているからです。
こんなときは、データはそのままで表示のみ変えればいいのです。
表示の変更方法
まず、データを数値のみで入力します。次に、表示を変えたいセルを選択して、右クリック→セルの書式設定→ユーザー定義。ここで、『#"円"』と入力すれば表示が変わります。
もちろん、『円』以外の単位を付けることもできます。
セルを選択して数式バーを見てみると、データはそのままで表示のみ変更されたということがわかります。
金額列が右寄せで表示されていることも、数値として認識されている証です。
データと表示を区別する理由
データと表示の区別は、日付関連の処理で重要です。
例えば、月間スケジュール表を作るとき、日の欄は1から31までの整数を入れてしまう人が多くいます。
しかし、日の欄には日付そのもの(2021/10/1)を入れ、表示の変更で日のみ表示するようにするべきです。
なぜなら、日付そのものが入っていれば、のちにVBAで処理ことになったときに便利だからです。また、日付そのものを入れておけば、検索する際にも便利です。
コンピュータにとって処理しやすい形で作り、表示の変更という機能を使って人間が使いやすい形にしましょう。
